[펌글] 모든 업무 도구, 에버노트 하나로 통한다.

에버노트 에듀 컨퍼런스 2012에서 발표한 내용이 온라인신문에 나왔습니다. 저작물 규정에 맞도록 블로그에 퍼왔습니다. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- "모든 업무 도구, 에버노트 하나로 통한다”

‘에버노트 에듀 컨퍼런스 2012’ 사례발표

박상혁 국립경남과학기술대학교 교수

굳이 프로이트를 들먹이지 않더라도 사람은 기억하고 싶은 것만 주로 기억한다는 사실은 경험적으로 인정하지 않을 수 없다. 이를 위해 다양한 도구들이 시중에 많이 나와 있으나 이를 어떻게 활용하는가의 문제는 결국 사용자 개인의 몫으로 남는다.

박상혁 국립경남과학기술대학교 교수는 이러한 맥락에서 에버노트의 직관적인 사용법을 강조한다. 스마트한 업무 환경 구축을 위해 개인의 습관을 바꾸는 노력이 필요하다면 이는 결코 스마트하지 못한 방법이라는 것.

그는 교수로서 업무를 진행함에 있어 늘 기록하고 정리하는 문제에 직면해왔다고 술회한다. 수업과 관련해서는 자료를 보관하고 이를 재활용하기 어렵다는 점이 손꼽히며 연구 과정에서는 핵심이 되는 관련 자료 수집과 협업 관련 기록을 어떻게 유지하고 성과에 반영할 것인가가 고민거리였다.

이렇듯 넘쳐나는 서류뭉치에 대한 고민은 박 교수를 디지털 도구로 눈을 돌리게끔 했다. 이에 그는 블로그와 SNS를 업무에 도입하고자 시도했으나 이마저도 지난 자료를 검색하기가 힘들다는 난관에 부딪쳤다.

이 시점에서 박 교수는 에버노트의 실시간 동기화 기능과 노트 검색의 용이함에 주목했다. 그는 즉시 에버노트를 모든 문서, 사진 등의 자료를 저장하는 클라우드로 삼고 이를 데이터센터로 삼아 블로그에 포스팅하고 SNS와 공유하는 시스템을 교수 업무에 적용시키기 시작했다.

효과는 즉시 나타났다. 대학원생들의 논문 진도를 에버노트상의 체크박스로 즉시 확인하고 논문 자료 검색 과정을 대폭 간소화할 수 있게 됐다. 수업 역시 강의 관련 자료를 에버노트에 올려두고 아이패드만으로 수업을 진행하는 등 말 그대로 스마트한 강의 환경을 실현했다.

여기서 그치지 않고 박 교수는 학생들도 에버노트를 사용하도록 적극 권장, 수업 내용을 공유하고 팀 과제를 수행하는데 활용하도록 했다. 심지어는 학생들의 출결 관리까지 에버노트로 해결하고자 하는 시도에까지 이르렀다.

그러나 이 지점에서 문제점이 발견됐다. 에버노트의 문서 편집 기능이 일반적으로 사용되는 문서작성 전문 애플리케이션에 비해서는 다소 편의성이 떨어진다는 점이다. 이에 박 교수는 여러 특화 애플리케이션을 통합 관리하는 허브로서의 에버노트라는 개념을 착안했다.

즉 문서 작성은 오피스나 구글독스로, 자료 공유는 페이스북 등의 SNS를 이용하되 그 중심에 있는 에버노트가 이들 간의 교류를 책임진다는 것이다. 이러한 절충을 통해 되려 에버노트로의 편중을 줄여 효율적이면서도 가벼운 업무 운영이 가능해졌다는 것이 그의 설명이다.

박 교수는 “에버노트가 만능일 필요는 없다”며 “다양한 도구들의 중심에서 이들을 더욱 효과적으로 사용할 수 있도록 관리하는 것만으로도 에버노트의 혜택을 충분히 누릴 수 있다”고 강조했다.

그의 연구실에서는 향후 실질적인 자료는 클라우드 스토리지에 올리고 에버노트는 각 자료의 링크만 관리함으로써 더욱 효율적인 업무 시스템을 구현한다는 구상 중에 있다.

에버노트가 단지 업무 효율성에만 기여하는 것은 아니다. 박 교수는 오프라인에서만 느낄 수 있는 감성을 온라인으로 그래도 옮겨올 수 있다는 점도 중요하게 생각했다. 그의 발표 주제가 ‘혁신’이 아닌 ‘일상’에 초점이 맞춰져 있음은 이러한 이유에서다.

박 교수는 “진정한 소통은 ‘축적된 기록’에서 나오며 이를 공유할 때 진정한 가치가 발현될 수 있을 것”이라며 “이러한 기록을 축적하고 공유함에 있어 에버노트는 현재 가장 강력한 도구”라고 평가했다.

노동균 기자 yesno@it.co.kr

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